اجتماع مُدار بطريقة سيئة يمكن أن يضيع الوقت والجهد والنقود، دون أن يكون مفيدًا لأحد. ولكنه قابل للتجنب: هنا ما يجب وما لا يجب أن تفعله عندما تجتمع بمجموعة في العمل، سواء كنت تقود هذا الاجتماع أم لا.
قبل الاجتماع
هناك ثلاثة أسئلة يجب طرحها قبل أن يبدأ اجتماع العمل: متى، ومن، ولماذا. السؤال الرابع، “أين”، بالطبع في مكتبك.
لماذا
لماذا تعقد الاجتماع؟ إن لم تسأل هذا السؤال، لن تنجز شيئا في الاجتماع نفسه. وكما يشير العديد من المعلقين، الخطوة الأولى هي أن تضع برنامجًا للاجتماع.
مؤسس الفريق مايكل تشو يُنبه أن الاجتماع لا يجب أن يكون مكانًا للعصف الذهني، تحتاج لإخبار المشاركين أن يفعلوا ذلك مسبقًا، وأن يحضروا الاجتماع بقائمة واضحة للمناقشة. وبالمثل، فإن منظم الاجتماع يجب أن يرسل المطلوب قراءته على الأقل قبلها بثلاثة أيام، يقول المدوّن سكوت بيركون: واجعلها مخصرة بما يكفي لأن يقرأها الجميع فعلا قبل أن يحضروا.
من
في أحيان كثيرة، لا يتطلب الاجتماع مساهمة شخص بعينه، ولكن يُطلب منه الحضور فقط ليكون في الصورة. وهؤلاء أرسل لهم ملخص الاجتماع وتوقف عن تضييع وقت الجميع.
تُحدد تيريسا تايلور، مديرة إدارة العمليات، ثلاثة أسئلة في بداية الاجتماع، يجب في الحقيقة أن تُسأل قبل إصدار الدعوات:
هل نعرف جميعًا لم نحن هنا؟ هل نصنع قرارات؟ هل ستسألونني شيئًا في النهاية؟
إذا كنت أنت الشخص الذي يعقد الاجتماع، تخيل أي واحد تدعوه وهو يسألك هذه الأسئلة. وإجاباتك سوف تكشف ما إذا كنت تحتاجهم في الاجتماع أو لا. وتذكر، لا تدعُهم فقط ليبقوا في الصورة.
إذا كان لديك دعوة لاجتماع، اسأل هذه الأسئلة للشخص الذي يدعوك. ومرة أخرى، الإجابة ستجعلك تعرف ما إذا كان يجب أن تشارك أو لا. لا تخف من رفض حضور اجتماع إن كنت لا تعتقد أنه سيكون مفيدًا أكثر من العمل الذي كان يجب عليك إنجازه.
متى
لديك الـ من، ولديك الـ لماذا، ما بقي الآن هو اختيار وقت يناسب الجميع. التنسيق بين عدة أفراد أمر صعب، ولكنه ليس مُستحيلًا. تطبيق جدولة المواعيد When Is Good حلل 100.000 استجابة لـ 34.000 دعوة لأحداث مختلفة ووجد أن الثالثة مساء يوم الثلاثاء هو أكثر وقت مناسب للاجتماع عند معظم الناس. بالطبع ليس عليك أن تلتزم بهذا و يمكنك اسخدام أي برنامج آخر مثل Time To Meet لاختيار وقت مناسب.
وبعيدًا عن موعد البدء، فالوقت الكلي للاجتماع مهم أيضًا. سيعطيك الناس من وقتهم بناء على ما تطلب. عادة ما نفكر بقوالب من ساعة أو نصف ساعة، ولكن لا يوجد سبب منطقي لهذا. في الحقيقة، يقول خبير التسويق كريس بروجان، إن الأفضل أن تجعل الاجتماع مختصرًا.
اكتب جدولا مختصرًا : أحد رؤسائي السابقين، دان كارني، اعتاد أن يخبرني بأن لا أجعل مدة الاجتماعات تزيد عن 10 دقائق. وكمدير للمشروعات، كان يجعلني أقوم بكل المهام خارج الاجتماع لأقوم بمحادثات فردية مع المساهمين في الاجتماع المُنتظر. وهذا فعل العجائب، لثلاثة أسباب:
- عرف الناس أن الاجتماع سيكون مختصرًا لذا حضروا في الموعد.
- بذل الناس قصارى جهدهم ليكونوا في الجانب “الجيد” من المستجدات في هذه الاجتماعات.
- عرف الناس أنني قمت بعملي لذا أومأوا برؤسهم فقط في الوقت الصحيح. لأن كونك متأخرا، أو غير مطّلع أو أي حالة سلبية أخرى، يكون ظاهرًا في اجتماع من 10 دقائق.
هناك خدعة أخرى لجدولة المواعيد يقوم بها رجل الأعمال لين وو ليتأكد أنها قصيرة بقدر الإمكان وأن الجميع منتبه: اعقد اجتماعات واقفة في نهاية اليوم.
سأقوم بعمل هذا الاجتماع في الخامسة مساء، عندما يكون الجميع متعبا ومستعدًا للعودة إلى المنزل، ولا أسمح لأي شخص بالجلوس. لم أعقد اجتماعا أبدًا يزيد عن الساعة. معظم الاجتماعات استمر من 20 إلى 30 دقيقة. وجعلت الجميع منتبها وفاعلا.
أثناء الاجتماع
بمجرد أن تنتهي الاستعدادات للاجتماع، تحتاج للتركيز على الاجتماع نفسه.
عين مسؤولًا/مقررًا
يمكن أن تخرج الاجتماعات عن المسار بسهولة، وقبل أن تعرف، ودون أن تنتبه، تكون قد أضعت وقتًا و جهدًا كبيرًا في مناقشة أشياء لم تكن على الجدول. يقول مرلين مان: إن كل اجتماع يحتاج إلى مسؤول مُعين يديره بمسؤولية.
الشيء المهم أن هذا الشخص لا يشترط أن يكون مُنظم الاجتماع. في الغالب مُنظم الاجتماع هو الشخص الذي توجه إليه الأسئلة، والذي يكون غارقًا فعليا في المناقشة، لذا فإن حفظ الأمور في مسارها مسؤوليات كثيرة. بدلًا من ذلك، اختر شخصًا يراه جميع من في الغرفة مناسبًا، واجعله يتأكد أن الاجتماع لا يخرح عن المسار.
تأكد من حضور الناس في الموعد
ومع كل هذا التنظيم، تحتاج إلى أن تتأكد أن الجميع سيصل في الوقت المحدد. يقترح موقع “Time Management Ninja ” خدعة جديدة لذلك: ضع عقابا لآخر من يصل للاجتماع:
واحدة من الشركات كان لديها قاعدة: آخر من يصل يكون مسؤولًا عن تسجيل ملاحظات الاجتماع، وفي شركة أخرى ينظف الحجرة عند انتهاء الاجتماع. وعلى الجانب الآخر، كافئ النشيطين بالمشروبات ربما، أو أن يكونوا مسؤولين عن المشاريع الجديدة.
ويمكن لمسؤول الاجتماع كونه معروفًا بالعدل والمسؤولية، أن يختار هو هذه العواقب.
اجعل الجميع في نفس الصورة
بمجرد حضور الجميع، من المفيد معرفة نسبة فهمهم للموضوع محل النقاش. يمكن للمتحدث أن يضع نقاطًا عندما يكون الجو مهيأ، ولقياس ذلك دون إحراج أحد، تحُث شركة Fast على عمل جدول رباعي يملأه جميع من في الغرفة سرًا.
استخدم سبورة أو لوح كتابة لرسم جدول رباعي من هذه الإختيارات (عاصف، هادئ، صافٍ، غائم). وقبل أن يبدأ الاجتماع، اجعل كل مشارك يضع علامة على المربع الذي يعكس درجة فهمه وتوقعاته للموضوع. غادر الغرفة أو أعط ظهرك للرسم خلال هذه العملية. إذا كثرت العلامات في خانة عاصف أو غائم، ستحتاج لأن تضيف وقتًا للأسئلة، والشرح، وربما بعض الكلام التشجيعي. ولكن إذا كثرت العلامات في خانة هادئ أو صافٍ، فابدأ على الفور بمشاريع جديدة.
ربما لن يكون عمليًا استخدام لوح كتابة وأن تطلب من الجميع مغادرة الحجرة، وفي هذه الحالة، مرر أوراقًا بهذه المربعات واطلب أن يضع الجميع علامة على واحد من الخانات، وأن يعيدها إلى مسؤول أو منظم الاجتماع.
وقت إدارة الأدوات
يُحضر الجميع أجهزة اللاب توب والتابلت والهاتف إلى الاجتماع. ولا خلاف على أن هذه مصادر إلهاء. في هذه المرحلة، لايمكن المساعدة كثيرًا في هذا. ولكن ما يمكنك التحكم فيه هو كيف تسمح لهم باستخدام أدواتهم هذه أثناء الاجتماع.
يقترح كارن كليفلاند من موقع Manners Are Sexy أن تكون طاولة الاجتماع خالية، حيث يلتزم الجميع بأن يخبئوا أجهزتهم، وأن لا يكون هناك أي شيء على سطح الطاولة. ولكن هذا لن يساعد احتياجك الفطري أن تأخذ راحة وتدع عقلك يتجول في أمور أخرى، غالبًا ما تكون إشعارات هاتفك. ولحل هذا، ينصح كريستن بيرسون أستاذ الأعمال أن تضع على جدول الاجتماع عدة استراحات صغيرة حيث يسمح للحضور أن يتفحصوا أجهزتهم، ولكن أن تبقى بعيدة عن الطاولة بمجرد أن تنتهي الاستراحة.
تخلص من كلمة “يُعجبني”
تقول BusinessWeek إن ماريسا ماير، المدير التنفيذي لشركة ياهو تعتقد أن البيانات الواضحة في الاجتماع أكثر أهمية من الاختيارات الشخصية، لأنها تلغي فكرة أن يكون القرار مُتخذًا بسبب التحيز أو المحاباة.
لا تحب ماير استخدام كلمة “يعجبني” في اجتماعات التصميم، مثل “يعجبني التصميم” فهي تشجع بدلا من ذلك تعليقات مثل “تشير التجربة على الموقع أن هذا التصميم أفضل بنسبة 10%”.
اكتب الملاحظات ومحضر الاجتماع
تأكد من أن هناك أوراقًا وأقلامًا وشجع الآخرين على تسجيل ملاحظات. فهي لا توضح الأفكار فقط ولكنها أيضًا مفيدة في المناقشات بعد الاجتماع.
ستحتاج في الاجتماع أيضًا إلى شخص يكتب (محضر الاجتماع)، وهي العقوبة المُقترحة لآخر من يصل. برنامج Minutes.io هو تطبيق بسيط جدًا لعمل هذه المحاضر ومن ثم يمكنك مشاركتها بسهولة أيضًا. وبالطبع هذا الشخص سيكون مُعفىً من قاعدة عدم استخدام الأجهزة. ولكن لا تتجاهل هذه المحاضر، فهي تساعد في الحصول على تسجيل لما تمت مناقشته ونبذه مختصرة عنه يمكن أن تُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الأشخاص الذين يجب أن يبقوا في الصورة، ولكن لا يحتاجون إلى حضور الاجتماع.
بعد الاجتماع
بمجرد أن ينتهي الاجتماع، من المهم معرفة ما استفاده الجميع، وما يجب أن تكون عليه الخطة القادمة.
ما يجب أن تفعله المجموعة
في الضروريات السبعة لحفظ الاجتماعات في مسارها، لروبرت س. بوزن، الأستاذ بكلية إدارة الأعمال جامعة هارفرد، يقول أن هناك ثلاثة أسئلة يجب أن تُسأل في نهاية كل اجتماع:
- ما الخطوات القادمة التي نراها؟
- من يجب أن يكون مسؤولا عنهم؟
- ماذا هو الإطار الزمني؟
إن لم تكن تسجل ملاحظات في الاجتماع، فيجب أن تُسجل و ترسل إجابات كل مُشارك لهذه الأسئلة الثلاثة. هذا لا يجعل الجميع على وعي بها فقط، ولكنه أيضًا يمنح المسؤولية بحيث لا يستطيع أي شخص قول إنه لم يكن يعرف أو لم يتذكر ما حدث.
و ينصح موقع 99U أن تقوم بمراجعة نهائية من خلال “ملخص نقاط العمل”، بمجرد أن تنتهي من ذلك.
في نهاية الاجتماع، قم بجولة وراجع خطوات العمل التي التقطها كل شخص. يأخذ هذا الإجراء 30 ثانية لكل فرد، وغالبًا ما يكشف عن بعض الخطوات التي كانت منسية. هذا الإجراء أيضًا يُحدث شعورًا بالمسؤولية. إذا أعلنت أنت أعمالك أمام زملائك، فأنت غالبًا ما ستقوم بها.
ما يجب أن تفعله أنت
وبعيدًا عن الاستفادة من الاجتماع كمجموعة، من المهم أن تُدرج استفادتك أنت لنمو شخصيتك. وأن تُحدد وقتًا لمراجعة ملاحظاتك بشكل دوري، ولكن الكاتبة روبن سكوت تنشر درسًا تعلمته من مدير تنفيذي غير معروف، وكيف استفاد من كل اجتماع. وكان ذلك يتطلب 30 ثانية فقط بعد الاجتماع:
فورًا بعد كل اجتماع أو محاضرة، أو أي تجربة مهمة، خذ 30 ثانية – لا أقل ولا أكثر – لتكتب النقاط الأكثر أهمية. كما قال جده، إذا كنت تفعل هذا دائمًا، وحتى إن كنت تفعل هذا فقط، دون أي مراجعات إضافية، ستكون على مايرام.
